2014年12月23日 星期二

免費專案管理軟體 - KanbanFlow

在專案管理上,時常會遇到人員要記錄手邊的事務性工作、待辦工作以及專案的工作,時常會要提供將不同的人員分配到任務中。有時只是用口頭分配,當下用腦袋記起來,時間一過,可能就被淡忘了。因此,為有效管理每個人手邊的工作以及進行中或已完成的工作。讓專案小組成員能夠更有效的管理,因此產生了看板管理工具。KanbanFlow就這樣子誕生了。


(圖片來自:https://kanbanflow.com/)

功能面:

1.提供小組成員進入同一個專案當中,可以清楚知道每個人員必須做、正在做、完成的事項。
2.提供任務拖拉的方式,以Web介面呈現。
3.記錄每件項目所花費時間、已完成進度、重要性、緊急性等。
4.值得一提的是,專案在進行當中,都需要文件的集中控管或統整,此工具能夠上傳檔案給同組人員下載共享,並結合多種雲端硬碟的平台。檔案也能夠進行版本控制,記錄修改及更新等等資訊。

評分面:

依據整理功能面,給予★★★★✰
對於一般看板管理工具,KanbanFlow已經能夠滿足一般人的需求,其還能夠將其工作列印出紙本。此工具主要以Web方式呈現,也因此只要有瀏覽器都能在任何平台上都能使用。若需還要更進階的報表服務,就要請大家自行付費了。
(圖片來自:https://kanbanflow.com/)

參考網址:https://kanbanflow.com/

撰寫者:陳佩怡 Penny |MCP|CCNA|MOS|PMA



2014年12月21日 星期日

【職場進修】工作忙碌到無法吸收新知?3個簡單方法,找時間自我學習!

記得,之前在滿三個月試用期的那個會談中,我最上面的主管拋出了一個很重要的問題,「妳現在花多久時間在吸收新知上?吸收知識和做事情的比例分配大概是多少?」

這個問題不禁讓我想起剛進公司不久時,有次同事間外出用餐聊的內容,幾位新同事(包括我)開始聊起現在工作的適應狀況,都在做些什麼項目,有位同事說到最近工作非常的忙,完全沒有自己的時間,另一位同事便接話「是阿!以前我每天都會看報紙,但進公關公司工作後,反而沒時間看新聞」,她這一席的諷刺,引起滿桌的人大笑。

但現在想起來,倒頗令人擔憂的。


現在我們每天的工作生活中,一到公司就向進入戰場,開始奮鬥。
我們在鍵盤上敲敲打打著每份報告、每個提案,在滑鼠點擊蒐集重要的資訊,在電話中你一語我一句的和各方溝通,做的每件事,無非都是希望經過手的專案都能在有限的資源下有最高效能的產出。
雖說,每一次專案的執行,我們都可以從該次經驗中學習一些軟技巧及硬實力,但這只是一方面的學習-「從做中學習」,但在忙碌的工作中,我們確實常遺忘另一種學習-知識性的學習。

知識性的學習分兩種,一種是廣度,另一種是深度。

廣泛學習各種知識,因為領域非常廣,可從書籍雜誌、專欄文章、新聞及社群媒體、聆聽演講、參與活動、與不同人聊天談話等幾種管道學習。
而深度鑽研某個專業領域,也是可從某特殊專業領域的書籍雜誌及文章,甚至專業研討會、workshop,都是可以不斷充實特定專業知識及技能的方式。

我想我們最共通的大敵人,就是「時間」。

許多身邊朋友總說「我也不是不知道要多充實自己,但開始工作後,每天都加班到很晚,連睡覺的時間都不夠了,哪來的時間學習?」

在台灣,多數為責任制的工作環境,每天工作,我們都在跟時間奮鬥,有時面對利害關係人的得寸進尺,面對永遠清不完的工作清單,我們總認為自己沒時間再去主動學習專業知識或延伸自己的興趣,在此提供3個簡單的方法試試:

1. 妥善利用通勤時間
我每天上下班通勤時間加起來一小時,如果不是非常疲累的精神狀態,我都會利用這段時間,看看手機裡的重點新聞、並且使用RSS閱讀器Feedly,閱讀我喜歡的一些部落格或網站最新文章。



2. 提早半小時進公司
提早半小時進公司,不是要馬上上工,而是趁這半小時的時間,邊吃早餐,邊閱讀一下報紙或雜誌,如果公司沒有書報這類的資源,也可以上網閱讀重點新聞或專欄文章等。



3. 每天睡前半小時留給自己
睡覺前的半個小時,不妨將電腦、手機都關機或至少放在一旁,拿起一本書閱讀吧!即使不看書,靜下心來,沉澱思考一下,往往也會有不同的收穫。



知識的累積,不是一蹴可幾,養成固定的自我學習習慣,過一段時間會發現,工作上的成長比自己想像中的還快!

2014年12月14日 星期日

『小草莓晉身小資女之路』 - 兩個社會新鮮人的職場分享

俗話說的好,「萬事起頭難」。從零走到一,往往是最難踏出的一步。
即便喜愛文字,但仍深深覺得,一本書、一個部落格、一個粉絲頁,第一篇總是最難下筆。

每當內心的小天使提醒要開始寫第一篇文章時,總會有個小惡魔跑出來說:「可是還沒想清楚整個部落格定位和方向耶,這樣衝動的就發表首篇文章,會不會讓整個部落格亂七八糟啊...」,於是,小惡魔就會給自己千百個藉口,成功說服自己「等我想好整個方向後,再開始寫吧」,殊不知,永遠不會有想好的時候......

又有時,則是卡在寫作的途中,打了一半的文章,一直覺得它『少了點什麼』,於是存放在草稿夾,不小心就放了三個月,最後發現那篇草稿文章,永遠不會有發佈的一天。

終於意識到,這種為追求完美而不自覺地拖延,就是阻礙一切的發展。
就跟每個專案執行一樣,沒有一個專案是會完美無瑕的,因為一旦在執行中或已被執行了,它就從想像中的完美,拉回現實的邊做邊不斷修正。



因前幾週的幾次交談討論,我們決定開啟,並共同經營這個部落格『小草莓晉身小資女之路』,給彼此打氣、互相分享交流的空間平台,紀錄兩個社會新鮮人在職場努力奮鬥的許多思路及歷程。

今年,對我們都是重要的一年,開始正式進入職場環境,我相信這對許多年輕人,都是個重要的里程碑。儘管我們在不同公司環境上班,Cyndi,在某公關公司擔任專案企劃的角色,Penny,則是一家專案管理顧問公司的技術業務,我們在工作中不斷地接觸到大大小小不同性質的專案,我們都在透過每次的實戰經驗,學習如何有效地掌握管理專案過程中的許多細節及流程。

我們深信,要有恰到好處的工作效率,「專案管理」的拿捏是不可缺少的能力。而我們也堅信,人生中沒有什麼是浪費時間的,職場上做的每個專案、溝通協調的每個環節,都不會白白走,因此,我們決定在工作繁忙之餘,持續分享在職場上的學習成長及思考辯論,紀錄接下來這一路從社會新鮮人工作成長的心路歷程,也期許我們的文章,可以逐漸提供預備進入職場的社會新鮮人更多想法,並激盪出更多有趣的火花。


共勉之


Cyndi & Penny